Wstęp do negocjacji

Gdy studiowałem we Wrocławiu stosunki międzynarodowe moim ulubionym przedmiotem były negocjacje. Wtedy dr Dybczyński (znany chociażby z tego tekstu) zafascynował mnie samą ideą negocjacji jako dziedziny naukowej – którą później przenosiłem z poziomu politycznego na osobisty i biznesowy.

Szczególnie ostatnio ta wiedza mi się przydawała – zarówno w Senfino jak i przy pomocy znajomym, którzy prowadzili swoje własne boje z rynkiem czy pracodawcą.  Stwierdziłem więc że dobrym pomysłem jest uporządkowanie tego co  wiem – tak aby można było szybko wykorzystać to jako narzędzie biznesowe – lub interpersonalne.

Wstęp do wstępu

Przez całe swoje życie negocjujemy – w większości przypadków jednak nieświadomie i bez przygotowania. Głównie dlatego, że zysk z negocjacji jest na tyle niski, że nawet nie uważamy, że do negocjacji doszło – jak na przykład przy wyborze dania na kolację czy pubu w warszawskich pawilonach.

Co innego, gdy temat zaczyna być poważny i dotyczy firmy, umów, stanowiska – czyli uogólniając – pieniędzy. Kiedy stawka robi się wysoka trzeba zrozumieć zasady tej gry.

(Związki też należą do negocjacji o wysokiej stawce, ale charakteryzują się tak dużą dawką emocji i nieracjonalnych decyzji że lepiej zostawić je na boku)

Definicje

Negocjacje to tryb komunikacji, której celem jest osiągnięcie porozumienia. Negocjacje mają dwie płaszczyzny: informacyjną (ten kto wie więcej ma przewagę) i psychologiczną (ten kto ma silniejszą psychikę ma przewagę). Do tej pory trwają spory naukowe na które przewagi stawiać większy nacisk.

W negocjacjach wyróżnia się scenę, strony, „stół” oraz rundy.

Strony – to aktorzy negocjacji. Na przykład twój partner biznesowy z którym negocjujesz stawkę za projekt czy szef od którego chcesz podwyżkę.

Scena – to opis sytuacji zastanej. Dlaczego aktorzy ze sobą rozmawiają (lub zaczną), jakie mają motywacje, co chcą osiągnąć. To także warunki negocjacji – sytuacja rynkowa, okoliczności biznesowe, miejsce negocjacji, elementy i ludzie trzeci, którzy mogą mieć wpływ na wynik negocjacji

„Stół” to symboliczna przestrzeń opisująca przedmiot negocjacji. Na stole znajduje się na przykład kwestia stawki godzinowej w projekcie – a zleceniodawca i zleceniobiorca negocjują satysfakcjonującą jej wartość podczas rund negocjacyjnych.

Rundy to przebieg negocjacji. Ma swoją dynamikę, otwarcie, zwroty i zamknięcie. Podczas rund może dojść do zmian taktyki negocjacyjnej ze względu na zdobycie nowych informacji o drugiej stronie.

Celem negocjacji jest doprowadzenie do sytuacji win-win, czyli wtedy, gdy obydwie strony są zadowolone z wypracowanego rozwiązania. To co to znaczy ‚zadowolenie’ to kwestia wtórna, niemniej chodzi o to, że jedynie win-win pozwala na posiadanie pewności, że wynegocjowane porozumienie jest pewne i stabilne. Jeśli mamy win-lose to strona przegrana będzie chciała prędzej czy później renegocjować status quo lub zerwie negocjacje.

Zaawansowane pojęcia

Asymetria informacyjna to sytuacja w której jedna strona wie więcej niż druga o przedmiocie lub stronach negocjacji. Dzięki temu może sformułować przewagę konkurencyjną wpływającą korzystnie na wynik negocjacji. Na przykład zleceniobiorca wie, że zleceniodawca odrzucił już wszystkie konkurencyjne oferty i ze względu na terminy nie ma już czasu na przeprowadzenie nowego przetargu. Dzięki tej informacji zleceniobiorca może ostrzej negocjować stawkę bo granica bólu zleceniodawcy jest przesunięta.

BATNA – Best Alternative To Negotiated Agreement. Podstawowe narzędzie negocjatora: określa najlepsze wyjście sytuacji gdy obecne rozmowy skończą się niepowodzeniem. Znajomość alternatyw daje negocjatorowi komfort psychiczny i pozwala na dookreślenie tego co jest jego wygraną w negocjacjach. Więcej o BATNA

Scenariusze negocjacyjne – praktycznie nigdy nie wytrzymują pierwszego starcia z drugą stroną negocjacji. Warto je jednak robić aby oswajać się z potencjalnymi pytaniami i retortami. Scenariusze najłatwiej robi się poprzez spisywanie dialogu i suche próby negocjacji.

Empatia – bardzo ważna w negocjacjach jest umiejętność zrozumienia motywacji drugiej strony, aby poznać jej perspektywę. To wymaga empatii. Przydaje się także przy obserwacji zachowania drugiej strony podczas samych negocjacji – jaka jest atmosfera, czy drugi strona (osoba, zespół) pokazuje oznaki zmęczenia, podirytowania, znudzenia itp.

Erystyka i erudycja– umiejętność dobrego wysławiania się i rozumienie jakie konotacje mają słowa z których się korzysta jest bardzo ważna bo z jednej strony pomaga w sposób ludzki (czyli: ludzki, miękki) komunikować swoje stanowisko a z drugiej bronić się przed niewygodnymi zarzutami. W kwestii erystyki polecam książkę Marka Kochana

Zrozumienie przedmiotu negocjacji


Perspektywy stron
Każda strona negocjacji widzi inaczej jej przedmiot i konsekwencje wypracowywanego porozumienia- podniesienie wartości kontraktu to dla zleceniobiorcy szansa na lepszą marżę i cashflow, dla zleceniodawcy może oznaczać rekonstrukcję budżetu i wydłużenie czasu zwrotu z inwestycji. Im więcej zleceniobiorca wie o perspektywie zleceniodawcy tym łatwiej mu określić gdzie jest granica, której przekroczenie przestaje być opłacalne. Z drugiej strony zleceniodawca zdaje sobie sprawę jak może sterować komunikacją bo w końcu to on wykłada pieniądze na stół.

Fragmentacja stołu i elastyczność negocjacyjna
Nigdy nie negocjuje się porozumienia mając tylko jeden cel. To jest zła strategia bo szybko blokuje rozmowy i  doprowadza do impasu. Dobry negocjator operuje na kilku płaszczyznach więc jak druga strona usztywnia się przy podwyższeniu budżetu to sprawdza ile może wynegocjować w kwestii wysokości zaliczki, transzowania kwoty, terminu startu i oddania projektu itd. W ten sposób zrekompensuje sobie brak podwyższenia budżetu – a później może jeszcze spróbować wymienić jedną z tych rzeczy na podwyższenie budżetu udowadniając, że drugiej stronie bardziej się to opłaca – np. logistycznie.

Udane negocjacje

Jeśli jesteś jedną ze stron negocjacji to ich udany przebieg możesz uzyskać gdy:

  • wiesz co chcesz wynegocjować oraz wiesz co na stole jest dla Ciebie mniej ważne i możliwe do poświęcenia,
  • druga strona nie wie, co jest dla Ciebie ważnym celem negocjacyjnym a co możesz poświęcić,
  • potrafisz stworzyć z tej asymetrii przewagę konkurencyjną i ją wykorzystać, najlepiej w sposób pośredni,
  • wiesz, jakie są konsekwencje odejścia od negocjacji – masz wypracowaną BATNA,
  • wiesz o drugiej stronie więcej niż ona o Tobie, potrafisz wydedukować jej strategie i potencjalne taktyki jeszcze przed samymi negocjacjami,
  • przewidziałeś scenariusze negocjacyjne i masz przygotowane odpowiedzi na pytania, które jeszcze nie padły,
  • negocjacje odbywają się w sprzyjającej Ci lokalizacji  (Uwaga! Nie zawsze jest to Twoje miejsce pracy!),
  • w przyjętej strategii nie odkrywasz wszystkich przygotowanych przewag, utrzymujesz pozycję równoważnego partnera,
  • traktujesz z powagą i szacunkiem drugą stronę, nie dajesz się ponieść emocjom, nie okazujesz stresu,
  • nie tracisz koncentracji z tego co jest twoim celem negocjacyjnym podczas targowania się i skakania między różnymi aspektami budowania porozumienia,
  • kończysz negocjacje z poczuciem, że obydwie strony odchodzą od stołu zadowolone.

Na koniec wstępu

Przeprowadzenie (nawet szczątkowej) analizy takiej jak powyższa ułatwia zrozumienie, co tak naprawdę chcę się uzyskać, pozwala usystematyzować  swoje mocne i słabe argumenty (to jest temat na oddzielny wpis) co ostatecznie samo w sobie podnosi pewność siebie – w negocjacjach i poza nimi

To nie są żadna magia a zestaw narzędzi, które po prostu warto i opłaca się znać. Zupełnie inna kwestia, że jak się świadomie zacznie grać w negocjacje to ciężko się od tej gry oderwać:)

Dla chętnych dalsza czytanka:

1. The Art and Science of Negotiations – biblia i podstawa dla każdego zainteresowanego tematem. Uwaga, to nie jest pozycja popularnonaukowa.

2. Getting to Yes  i Getting past No

3. Bargaining for Advantage: Negotiation Strategies for Reasonable People